Ödüle kaizen veya kalite çemberi uygulaması olan tüm kamu, özel sektör veya sivil toplum kuruluşları ve kurumlar başvurabilirler. 

Aynı kurum ve kuruluştan birden fazla ekibin aynı yıl başvuruda bulunması mümkündür. Bu şekilde kurum içinde yayılım teşvik edildiği gibi ekipler, birlikte bir yarışmanın içine de dahil olmuş olurlar. 

Ekip çalışması en fazla iki (2) yıl önce tamamlanmış olmalıdır. Daha eski çalışmalar güncelliğini yitirdiğinden ve sürekli iyileşme mantığında tekrar gözden geçirilmesi gereken düzenlemeler içerebileceğinden kabul edilmez.  

Kurum aynı ekip çalışması ile bir kez başvuruda bulunabilir. Çalışma içinde geriye dönük düzeltmeler yapılıp takip eden yıl başvuru yapması mümkün değildir. 

Aynı ekip, ya da aynı ekip üyelerinden oluşan bir ekip kalite çemberi kategorisinde ödül aldıktan sonra takip eden yıl başvuruda bulunamaz. Kurumdan başka bir ekip başvuruda bulunabilir. Bu kurulanın amacı kurum içinde yayılımı sağlamak ve farklı ekipleri teşvik etmektir.  

2 yıl üst üste ödül alan kurumlar, 1 yıl bekledikten sonra tekrar başvuruda bulunabilirler. Bu sayede hep aynı kurumların ödül aldığı yanılgısı oluşması önlenmekte ve farklı kurumların ödül adayları arasında yer alabilmesi teşvik edilmektedir.